Comme plusieurs industries, la pratique notariale doit faire face à un lot de défis en raison de la crise liée à la COVID-19 qui secoue le Québec.
Alors qu’elle figure parmi les services essentiels sur la liste établie par le gouvernement du Québec, voilà que l’arrêté ministériel 2020-010 daté du 27 mars 2020 permet aux notaires, pour la durée de l’état d’urgence sanitaire, de clore à distance un acte notarié en minute par moyen technologique. Voici donc un survol des normes mises en place par la Chambre des notaires du Québec et de certains enjeux liés à ce virage technologique, lequel demeure temporaire pour l’instant.
À la suite de cet arrêté, la Chambre a mis en place des Lignes directrices qui ont été adoptées par son Conseil d’administration le 30 mars 2020. Celles-ci sont disponibles sur son site Web.
Dans ce document, la Chambre détaille chacune des étapes permettant à un notaire de recevoir un acte notarié par un moyen technologique. Parmi les prérequis :
- les parties, témoins et le notaire instrumentant doivent avoir accès à un ordinateur doté d’un micro et d’une caméra, leur permettant de se voir et de s’entendre;
- les parties et témoins doivent disposer d’une adresse courriel personnelle et non partagée;
- étant donné que l’entrevue de lecture et de signature de l’acte se fera par visioconférence, le notaire doit se doter de la solution de visioconférence spécifique exigée par la Chambre.
Il va sans dire que le notaire qui choisit de se prévaloir des moyens technologiques pour fournir ses services doit faire preuve d’une rigueur accrue dans son travail. Ses obligations professionnelles comprennent notamment :
- Vérification de l’identité : le notaire doit avoir une bonne connaissance des risques liés à l’utilisation des moyens technologiques, tels que les fausses pièces d’identité et le vol d’identité. Il pourra consulter les indices présentés dans l’Avis à la profession juridique concernant les risques publié par la Fédération des ordres professionnels de juristes du Canada. La validation de pièces d’identité supplémentaires est recommandée, surtout lorsqu’il s’agit d’un nouveau client.
- Capacité et validité du consentement : tout comme pour la vérification de l’identité, l’entrevue visant à valider la capacité d’un client devra se tenir par visioconférence. S’agissant d’actes juridiques comme le testament, le notaire devra être d’autant plus vigilant concernant les risques d’influence indue et de captation. Pour s’assurer que son client signe sans aucune contrainte, le notaire pourra lui demander de balayer la pièce avec son appareil afin de vérifier qu’il est seul. Dans tous les cas, si le notaire a le moindre doute sur l’influence d’un tiers, il devra s’abstenir de clore l’acte.
- Confidentialité : le notaire et son client devront prendre les mesures nécessaires pour respecter la confidentialité de leurs échanges. Pendant la séance de visioconférence, le notaire devra demander à son client s’il est seul. L’exercice de balayage de la pièce avec l’appareil lui permettra également de le confirmer.
Finalement, et de manière plus importante encore dans le contexte actuel, le notaire devra s’assurer de bien documenter à son dossier les informations fournies par les parties et témoins.
L’arrêté 2020-010 n’impose pas aux notaires de procéder par moyen technologique, mais le permet. Il s’agit d’un outil additionnel mis à leur disposition si l’urgence le commande et qu’une rencontre en personne n’est pas possible. Pour éviter tout reproche, le notaire doit bien maitriser les étapes nécessaires à la réception d’un acte à distance, afin de bien accompagner ses clients. S’il décide d’en faire usage, il doit s’assurer que l’ensemble des parties à la transaction comprennent bien la marche à suivre. Il pourra prévoir une ou quelques séances de visioconférence préalables à celle de la signature, surtout si l’utilisation des technologies est moins familière aux parties.
Comme la procédure mise en place est toute récente, elle exige une bonne période d’adaptation et les notaires devront évaluer l’opportunité d’en faire usage selon la nature du dossier qui leur est confié et les aptitudes de leurs clients en technologie, d’autant plus que, jusqu’à nouvel ordre, cette procédure ne sera autorisée que pour un temps limité. La prudence est de mise pour les professionnels.
L’autrice tient à remercier sa collègue Me Marika Douville pour sa collaboration à la rédaction de ce texte.
Voir aussi La COVID-19 et la planification successorale : le Québec à l’avant-garde.